Gerenciar o tempo: Como tornar seu dia mais produtivo.

As diversas obrigações que assumimos durante o dia muitas vezes ultrapassam o tempo que temos para cumpri-las, o que causa frequentemente frustração e, no ambiente de trabalho, a imagem de um profissional ineficiente.

Além do trabalho cotidiano existem reuniões excepcionais, novas tarefas, emergências familiares e a necessidade de um tempo para si mesmo, o que torna a agenda cada vez mais apertada e difícil de controlar.

Essa sensação de tempo escasso decorre geralmente de algumas atividades que consomem grande parte do tempo que não produzem resultados significativos, como a realização de chamadas telefônicas, envio de SMS e navegação na internet.

Assim a tecnologia pode facilitar como dificultar o gerenciamento do tempo, segundo Max Gehringer, consultor organizacional e colunista, a tecnologia por muito tempo foi vista com um “milagre que faria com que as pessoas trabalhassem menos horas com muito mais eficiência, só cumpriu 50% dessa profecia, a parte referente ao tempo não se materializou”.

Para controlar melhor seu tempo, algumas dicas são preciosas se levadas com disciplina, atenta os autores Blanchard e Johnson, em sua obra “O Gerente Minuto” (Record, 2009), em todo planejamento a disciplina é fundamental para torna-lo realidade.

1) Utilizar alguma ferramenta para controlar suas atividades diárias: seja uma agenda ou o celular, esta ferramenta deve estar sempre a mão para ser atualizada diariamente. No dia anterior ou pela manhã, construa um cronograma marcando os compromissos e tarefas assumidos, lembre-se de riscar aqueles que já foram realizados ou transferidos e de determinar lembretes/alarmes para os mais importantes;

2) Determine prioridades: sempre haverá emergências e as de natureza pessoal, geralmente, serão postas à frente do trabalho, logo, torne seu dia mais flexível e prepare-se determinando suas prioridades segundo prazo, resultados e a facilidade de execução;

3) Determine prazo para cumprir suas tarefas: use sempre o bom senso e a consciência da urgência e complexidade dessas atividades, nas atividades mais complexas subdividi-las em etapas é uma opção para facilitar sem comprometer o tempo estipulado;

4) Não assuma mais compromissos que você possa cumprir: busque sempre o equilíbrio para não se sobrecarregar, adie tarefas ou delegue;

5) Controle seu tempo conectado: segundo Max Gehringer, 20% do tempo dos profissionais administrativos é gasto ao responder emails, mais tempo ainda é desperdiçado na atualização de redes sociais, logo, determine um horário para realizar essas tarefas e evite ficar online o tempo todo.

Quadro de grau de prioridades. Clique para ampliar

É importante lembrar que em todo planejamento os imprevistos são inevitáveis, o que se pode prever é o comportamento nessas situações. Por exemplo, uma reunião que foi antecipada e o seu relatório ainda não está pronto? Recolha as informações mais importantes e apresente durante a reunião.

Já quando há uma emergência pessoal, transfira o compromisso assumido e avise todos os envolvidos, pois, lembre-se que não é apenas a sua agenda que será afetada por esse imprevisto, isto mostra que “a administração de tempo não é uma técnica, mas sim um comportamento”, Alberto Alvarães, consultor organizacional.

Você usa algum meio para gerenciar seu tempo? É eficiente? Comente e compartilhe sua experiência. 

Texto: Karime Monteiro (É Negócio Pará)


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